Konica-Minolta optimise la gestion des contrats clients grâce à Bonita

Optimisation de la gestion des contrats clients avec Bonita

Konica-Minolta

Konica-Minolta a été fondée en 1873 et est l'un des leaders mondiaux des équipements d'impression. Elle intervient également dans les secteurs de l'optique, de l'imagerie médicale et de la mesure industrielle.

Avec ses 36 000 employés et 26 usines dans le monde entier, réalisant un chiffre d'affaires de plus de 6 milliards d'euros, Konica-Minolta développe une gamme diversifiée de produits de pointe qui couvrent les trois principales catégories du domaine de l'imagerie (entrée d'imagerie, sortie d'imagerie et solutions d'entrée/sortie d'imagerie).

La filiale française du groupe, la seule en Europe à disposer de sa propre activité de R&D, réalise environ 25 % du chiffre d'affaires européen et emploie 1 000 employés. En France, Konica-Minolta est le numéro 1 du marché de l'impression couleur.

Objectifs

• Optimisez la gestion des contrats
• Anticipez la croissance future
• Automatisez les processus pour faciliter la prise de décision

Contexte du projet

Avec plus de 100 000 équipements sous-traités à des clients de tous les secteurs de l'industrie, 70 employés de Konica-Minolta en France travaillent quotidiennement à l'administration des contrats.

Deux mille contrats (nouveaux contrats ou renouvellements) sont traités chaque mois. Compte tenu de la croissance spectaculaire de 20 % enregistrée dans ce cœur de métier, Konica-Minolta a cherché à optimiser l'ensemble de son processus de gestion des contrats, de la saisie des données à la facturation, en passant par les simulations de ventes et l'analyse des configurations possibles et des architectures spécifiques.

Parallèlement, la croissance soutenue de ses activités a incité Konica-Minolta à remanier son système d'information afin de gagner en agilité et en réactivité.

Ce rythme de croissance accéléré a joué un rôle important dans le choix d'un nouveau système informatique. Pour améliorer la gestion de ses processus, Konica-Minolta pouvait soit développer son propre système, soit adopter un produit existant sur le marché.

Au-delà du personnel entièrement dédié à la gestion des contrats, l'automatisation de ce processus implique en fait l'ensemble du personnel de techniciens, de représentants commerciaux et de détaillants de Konica-Minolta.

Outre l'optimisation de la saisie des informations contractuelles et l'assistance aux représentants commerciaux afin de garantir un service client optimal, les flux de travail créés ou pris en charge par Bonita sont conçus pour vérifier la conformité et la cohérence des contrats tout en accélérant la création et l'approbation des contrats.

L'objectif est d'utiliser un processus virtualisé pour couvrir toutes les procédures d'approbation internes, tout en impliquant tous les contributeurs en temps réel (avant-vente, vente, après-vente, support technique). De plus, l'automatisation de ce processus est un moyen de faciliter la prise de décision, car chaque contrat est présenté aux approbateurs avec tous les documents nécessaires à la prise de décision.

Les avantages du projet

Sécurité, qualité et productivité accrue

• Un an après le lancement de ce projet, Konica-Minolta fait état de résultats positifs. « Tout d'abord, nous disposons désormais d'une solution fiable et efficace pour automatiser et gérer nos processus de manière sécurisée. En supprimant le papier et nos processus manuels, nous avons renforcé la fiabilité de nos processus conformément aux règles de notre entreprise.«
• « Ensuite, nous disposons désormais d'une traçabilité de bout en bout, ce qui nous permet de retrouver la source de toute erreur ou non-qualité. Cela nous permet non seulement de respecter les obligations de conformité réglementaires, mais également de respecter nos propres normes de qualité. Enfin, nous avons assisté à une hausse spectaculaire de notre productivité ; un nouveau contrat, qui était traditionnellement approuvé en quatre ou cinq jours par le passé, peut désormais être approuvé en moins d'une heure. Et les grands gagnants sont nos clients, qui ont moins de litiges à résoudre. Dans l'ensemble, notre capacité de traitement des contrats a augmenté de 30 % ! » -Xavier Riehl
• « Nous sommes mieux préparés à faire face à tout pic d'activité et, surtout, nos décisions sont mieux documentées, ce qui se traduit par une amélioration quantitative et qualitative de nos processus. »
• «TGrâce à l'utilisation de journaux des opérations de suivi, nous avons également optimisé la surveillance de nos processus. Au final, notre équipe commerciale reçoit les approbations plus rapidement, ce qui garantit les marges de l'entreprise. En gagnant en fiabilité, nous gagnons également en rentabilité, car auparavant, une simple erreur d'évaluation pouvait mettre en péril la rentabilité du contrat du début à la fin. »

Bonita à Konica-Minolta

« Nous avons adopté une architecture SOA qui a décomposé notre système d'information en plusieurs composants plus petits et faciles à entretenir. Il s'agissait de simplifier les opérations et les mises à niveau en établissant une stratégie spécifique : une fonction par solution logicielle. L'objectif final était d'améliorer notre réactivité et la qualité de nos relations clients. »

Xavier Riehl, Responsable des systèmes d'information, de l'administration des ventes, du développement et de la qualité - Konica-Minolta

« De nombreux produits disponibles aujourd'hui sont fermés, ce qui rend impossible non seulement le développement de nouveaux connecteurs, mais également le contrôle des anciens développements. De plus, nous recherchions une solution compatible avec Linux dotée d'une excellente ergonomie et d'une approche de modélisation graphique, ainsi que d'une large gamme de connecteurs. »

Franck Inglebert, Responsable du développement - Konika Minolta France

Évolution autour de Bonita

Encouragées par le succès de cette première implémentation, les équipes de Konica-Minolta souhaitent désormais déployer Bonita pour certains des autres processus clés de l'entreprise, tels que l'approbation des factures des fournisseurs et des autorisations de paiement, la gestion de son parc automobile et des formulaires de dépenses, ainsi que la couverture des flux de travail techniques liés à la maintenance des équipements installés et à la gestion des procédures qualité.

En conséquence, plus de 200 applications métier fonctionnant actuellement avec Lotus Notes sont en cours de migration vers le nouveau système. Alors que les flux de travail qui devraient être déployés dans un avenir immédiat sont uniquement internes, d'autres processus automatisés dépassant les murs de l'entreprise pourraient être développés ultérieurement, notamment via un portail d'achat uniquement réservé au gouvernement et aux autorités locales.

« Bonita a répondu à toutes ces exigences. Nous l'avons testé non seulement d'un point de vue technique, pour évaluer sa capacité à être intégré de manière transparente dans notre système d'information, mais également d'un point de vue fonctionnel, pour évaluer ses fonctionnalités dans des conditions d'exploitation réelles. Avec son approche de modélisation graphique, la solution de Bonitasoft s'inscrivait également dans l'un des objectifs majeurs de notre plan : une solution rapidement maîtrisée. En effet, compte tenu de notre calendrier très ambitieux, nous n'avons pas eu le temps de mettre en place un programme de formation approfondi. »

Franck Inglebert, responsable du développement de Konica-Minolta France.