Konica-Minolta optimiza la gestión de los contratos de los clientes con Bonita

Optimización de la gestión de contratos de clientes con Bonita

Konica-Minolta

Konica-Minolta se fundó en 1873 y es uno de los líderes mundiales en equipos de impresión. También opera en los sectores de óptica, imágenes médicas y medición industrial.

Con sus 36 000 empleados y 26 plantas en todo el mundo, que obtienen más de 6 000 millones de euros en ingresos, Konica-Minolta está desarrollando una amplia gama de productos de vanguardia que cubren las tres categorías principales en el campo de la imagen (entrada de imágenes, salida de imágenes y soluciones de entrada/salida de imágenes).

La filial francesa del grupo, la única en Europa con su propia actividad de I+D, obtiene aproximadamente el 25% de los ingresos europeos y emplea a 1000 empleados. En Francia, Konica-Minolta ocupa el primer lugar en el mercado de la impresión en color.

Objetivos

• Optimice la gestión de contratos
• Anticipe el crecimiento futuro
• Automatice los procesos para facilitar la toma de decisiones

Contexto del proyecto

Con más de 100 000 unidades de equipos subcontratadas a clientes que operan en todos los sectores de la industria, 70 empleados de Konica-Minolta en Francia trabajan a diario en la administración de contratos.

Cada mes se procesan dos mil contratos (contratos nuevos o renovaciones). A la luz del espectacular crecimiento del 20% en este negocio principal, Konica-Minolta buscó optimizar todo su proceso de gestión de contratos, desde la entrada de datos hasta la facturación, incluidas las simulaciones de ventas y el análisis de posibles configuraciones y arquitecturas específicas.

Al mismo tiempo, el crecimiento sostenido de sus actividades llevó a Konica-Minolta a revisar su sistema de información para hacerlo más ágil y receptivo.

Este ritmo acelerado de crecimiento fue un factor importante a la hora de seleccionar un nuevo sistema de TI. Para mejorar la gestión de sus procesos, Konica-Minolta podía desarrollar su propio sistema o adoptar un producto existente en el mercado.

Más allá del personal dedicado por completo a la gestión de contratos, la automatización de este proceso en realidad involucra a todo el personal de técnicos, representantes de ventas y minoristas de Konica-Minolta.

Junto con la introducción optimizada de la información del contrato y la asistencia a los representantes de ventas como forma de garantizar una atención al cliente óptima, los flujos de trabajo creados o asumidos por Bonita están diseñados para comprobar el cumplimiento y la coherencia de los contratos y, al mismo tiempo, acelerar la creación y aprobación de los contratos.

El objetivo es utilizar un proceso virtualizado para cubrir todos los procedimientos de aprobación internos y, al mismo tiempo, involucrar a todos los colaboradores en tiempo real (preventa, ventas, posventa, soporte técnico). Además, la automatización de este proceso es una forma de facilitar la toma de decisiones, ya que cada contrato se presenta a los aprobadores junto con todos los documentos necesarios para tomar la decisión.

Beneficios del proyecto

Seguridad, calidad y aumento de la productividad

• Un año después del inicio de este proyecto, Konica-Minolta está reportando resultados positivos. «En primer lugar, ahora tenemos una solución fiable y eficiente para automatizar y gestionar nuestros procesos de forma segura. Al eliminar el papel y los procesos manuales, hemos aumentado la confiabilidad de nuestros procesos en función de las reglas de nuestra empresa.«
• «En segundo lugar, ahora tenemos una trazabilidad de principio a fin, lo que nos ayuda a rastrear el origen de cualquier error o falta de calidad. Esto nos permite cumplir no solo con las obligaciones de cumplimiento normativo, sino también con nuestros propios estándares de calidad. Por último, hemos visto un salto espectacular en nuestra productividad; un nuevo contrato, que en el pasado tradicionalmente se aprobaba en cuatro o cinco días, ahora se puede aprobar en menos de una hora. Y los grandes ganadores son nuestros clientes, que tienen menos conflictos que resolver. En general, ¡nuestra capacidad de procesamiento de contratos ha aumentado un 30%!» -Xavier Riehl
• «Estamos mejor preparados para hacer frente a cualquier pico de actividad y, lo que es más importante, nuestras decisiones están mejor documentadas, lo que significa una mejora tanto cuantitativa como cualitativa de nuestros procesos».
• «TMediante el uso de registros de operaciones de seguimiento, también hemos optimizado la supervisión de nuestros procesos. Al final, nuestro equipo de ventas recibe las aprobaciones con mayor rapidez, lo que garantiza los márgenes de la empresa. Al ganar en confiabilidad, también ganamos en rentabilidad, ya que antes, un simple error de evaluación podía poner en peligro la rentabilidad del contrato de principio a fin».

Bonita en Konica-Minolta

«Adoptamos una arquitectura SOA que dividía nuestro sistema de información en varios componentes más pequeños y fáciles de mantener. Se trataba de simplificar las operaciones y las actualizaciones mediante el establecimiento de una estrategia específica: una función por solución de software. El objetivo final era mejorar nuestra capacidad de respuesta y la calidad de nuestras relaciones con los clientes».

Javier Riehl, Director de sistemas de información, administración de ventas, desarrollo y calidad - Konica-Minolta

«Muchos de los productos disponibles en la actualidad están cerrados, lo que hace imposible no solo desarrollar nuevos conectores, sino también controlar los desarrollos más antiguos. Además, buscábamos una solución compatible con Linux con una ergonomía excelente y un enfoque de modelado gráfico, así como una amplia gama de conectores».

Franck Inglebert, Directora de Desarrollo - Konika Minolta France

Evolución en torno a Bonita

Alentados por el éxito de esta primera implementación, los equipos de Konica-Minolta ahora buscan implementar Bonita para algunos de los otros procesos clave de la empresa, como la aprobación de las facturas de los proveedores y las autorizaciones de pago, la gestión de su flota de automóviles y los formularios de gastos, así como la cobertura de los flujos de trabajo técnicos relacionados con el mantenimiento de los equipos instalados y la gestión de los procedimientos de calidad.

Como resultado, más de 200 aplicaciones empresariales que actualmente funcionan con Lotus Notes están migrando al nuevo sistema. Si bien los flujos de trabajo que se implementarán en un futuro inmediato son exclusivamente internos, otros procesos automatizados que vayan más allá de las fronteras de la empresa podrían desarrollarse más adelante, especialmente a través de un portal de compras reservado exclusivamente a las autoridades gubernamentales y locales.

«Bonita cumplía con todos estos requisitos. La probamos no solo desde un punto de vista técnico, para evaluar su capacidad de integrarse de forma transparente en nuestro sistema de información, sino también desde un punto de vista funcional, para evaluar sus funcionalidades en condiciones operativas reales. Con su enfoque de modelado gráfico, la solución de Bonitasoft también estaba en línea con uno de los principales objetivos de nuestro plan: una solución que se domine rápidamente. De hecho, con nuestro calendario tan ambicioso, no tuvimos tiempo de establecer un programa de formación exhaustivo».

Franck Inglebert, director de desarrollo de Konica-Minolta France.