Centrándose en los estudiantes como clientes con grandes expectativas, UQ digitalizó más de 40 procesos empresariales en 12 meses para ofrecer una mejor experiencia de usuario en general, aprovechando los sistemas heredados existentes de 15 a 20 años

Centrándose en los estudiantes como clientes con grandes expectativas, UQ digitalizó más de 40 procesos empresariales en 12 meses para ofrecer una mejor experiencia de usuario en general, aprovechando los sistemas heredados existentes de 15 a 20 años.

Universidad de Queensland

La Universidad de Queensland (UQ) es una de las principales instituciones de investigación y enseñanza de Australia. En 2017, la Universidad tenía más de 52 000 estudiantes, incluidos 15 400 estudiantes internacionales de 141 países. La UQ descubre y practica continuamente enfoques innovadores para fomentar la retención de los estudiantes y la empleabilidad. La Universidad trabaja para alcanzar sus objetivos estratégicos y los logra desarrollando formas de involucrar a los estudiantes y buscando capacitaciones y experiencias estudiantiles basadas en las mejores prácticas.

Acerca de la implementación de Bonita

El estudiante moderno tiene conocimientos digitales y tiene expectativas muy altas sobre la experiencia y la personalización que ofrece su universidad. Apoyar diferentes perfiles de estudiantes a través de una variedad de canales es un problema muy complejo de resolver para las universidades, especialmente en la UQ, donde el panorama tecnológico es amplio y complejo, con sistemas básicos como la gestión de estudiantes, los recursos humanos, la gestión financiera y del aprendizaje que pueden durar entre 15 y 20 años.

Objetivos

La Universidad de Queensland necesitaba:

• brindar una experiencia estudiantil de clase mundial respaldada por la automatización interna de los procesos comerciales
• digitalizar y automatizar los procesos internos que respaldan el recorrido del estudiante
• aprovechar sus sistemas heredados existentes

Desafío

Integración de sistemas básicos como la gestión de estudiantes, los recursos humanos, la gestión financiera y del aprendizaje, que tienen una antigüedad de entre 15 y 20 años

Resultados

La automatización de procesos empresariales ha mejorado drásticamente la experiencia de usuario para los estudiantes, el personal y los exalumnos de la UQ. Los estudiantes pueden enviar solicitudes y hacer un seguimiento de ellas en tiempo real desde su dispositivo web o móvil, y el tiempo que tarda el personal en procesar las solicitudes se ha reducido considerablemente. La UQ también se está beneficiando de la rentabilidad gracias a la mejora de la precisión y la puntualidad de los datos, a la reducción del esfuerzo de desarrollo de la integración y a la minimización del papel

Beneficios obtenidos

• Investigación: mejora del 94% en el tiempo medio de entrega de las solicitudes de investigación de grado superior y un ahorro estimado de 12 000 horas de personal al año (o un aumento del 67% en la eficiencia), lo que equivale a aproximadamente 7 horas de trabajo a tiempo completo.
• Administración de estudiantes: las solicitudes de los estudiantes se envían en línea y el personal de la UQ las procesa en línea y/o mediante un flujo de trabajo automatizado.
• Recursos humanos: procesos automatizados de gran volumen, incluidas las renovaciones a plazo fijo y la solicitud de acuerdos de trabajo flexibles.
• Finanzas: procesos automatizados de gran volumen que incluyen el acceso a los sistemas financieros, las solicitudes de cambios financieros del proyecto y la división de ingresos por contratos y subvenciones.

Mejorar la experiencia y los servicios de los estudiantes con la digitalización de los procesos empresariales.

Transformación digital en la Universidad de Queensland

«Para nosotros es muy importante pensar en los estudiantes como clientes... tienen grandes expectativas en cuanto a lo que esperan de los servicios y no esperan tener que ir a diferentes sistemas para acceder a varios tipos de solicitudes de servicio».

Richard Rerrie, gerente sénior de TI, Universidad de Queensland, desarrollo y soporte de aplicaciones

Caminos inteligentes

Intelligent Pathways son especialistas en tecnologías de integración y middleware. Diseñan y desarrollan plataformas y aplicaciones de integración que mejoran digitalmente la experiencia del cliente y los procesos comerciales. Son una empresa con sede en Australia con más de 65 profesionales. Como empresa mediana, su tamaño les permite atender a los clientes de manera ágil y receptiva, al tiempo que cuentan con una estructura de apoyo organizacional que garantiza un resultado sólido y de calidad.

Entrevista con Intelligent Pathways

Simon Mc Cabe y Nirdesh Gupta de Intelligent Pathways hablan sobre su asociación con Bonitasoft y la plataforma Bonita

«Queríamos trabajar con un socio que pudiera compartir y aplicar la experiencia de ofrecer muchas soluciones diferentes en varios sectores, pero que también estuviera dispuesto a crecer y aprender con nosotros. Lo encontramos en Intelligent Pathways».

Richard Rerrie, gerente sénior de TI, Universidad de Queensland, desarrollo y soporte de aplicaciones