Estudio de caso de Old Dominion University sobre el uso de Bonita para agilizar el proceso de solicitud de cuentas.

Los procesos de solicitud de cuentas ahora se ejecutan 3 veces más rápido gracias a Bonita.

Old Dominion University

Old Dominion University (ODU) ha sido una universidad pública de investigación en Norfolk, Virginia, durante más de 80 años, y es uno de los mayores proveedores estadounidenses de cursos de aprendizaje a distancia en línea.

Cuenta con más de 24.000 estudiantes y más de 1.200 profesores. La Old Dominion University ofrece 70 programas de licenciatura, 60 de maestría y 36 de doctorado y 2 títulos de especialista en educación. Las eminentes becas y la enseñanza innovadora y atractiva de la ODU fomentan programas reconocidos a nivel nacional. Además, la ODU se enorgullece de ofrecer investigaciones de vanguardia y asociaciones estratégicas con el gobierno, las empresas, la industria, las organizaciones y las artes.

Requisitos empresariales de ODU

Con una cantidad tan grande de estudiantes, personal y profesores, Old Dominion University maneja una inmensa cantidad de datos y tiene una estructura organizativa matricial compleja.

El proceso de solicitud de cuentas de ODU gestiona los datos de los usuarios de diferentes sistemas de la universidad. Las cuentas incluyen el acceso a servicios sencillos como el correo electrónico, la LAN, las cuentas UNIX, los archivos compartidos y otros datos confidenciales. Los nuevos profesores o miembros del personal, así como los trabajadores estudiantiles, solicitarían estas cuentas mediante un proceso manual en papel.

El objetivo del proyecto era automatizar todas estas solicitudes de cuentas para crear un sistema en línea totalmente electrónico que eliminara la necesidad de un procesamiento manual en papel. Se necesitaba una solución de gestión de procesos empresariales para agilizar el proceso de solicitud, aprobación y creación de cuentas. Más específicamente, se necesitaba un sistema para ampliar el sistema de gestión de identidades y su base de datos de la ODU.

Proceso de solicitud y autorización de la cuenta ODU

El sistema debía incluir un motor de flujo de trabajo para agilizar el proceso de solicitud de cuentas.

El proceso real es sencillo. Una solicitud se inicia a través del sistema de gestión de identidades local, el Sistema de Identificación y Autorización Monarch (MIDAS), e incluye una multitud de solicitudes diferentes que se pueden procesar en un solo flujo de trabajo.

Una vez que se inicia el proceso, se realiza una verificación de elegibilidad para determinar si el usuario está realmente autorizado a solicitar ciertos tipos de cuentas. Si es elegible, la solicitud se registra en FootPrints, una herramienta para rastrear las solicitudes y reportar problemas. Luego, Bonita envía la solicitud de cuenta a los aprobadores y a la creación de la cuenta.

El flujo de trabajo tiene cinco subprocesos diferentes que gestionan todas las tareas de aprobación y creación de cuentas. Es posible que una cuenta necesite la aprobación del supervisor, el director de la unidad presupuestaria, el propietario de los datos, el propietario del sistema o cualquier combinación de las anteriores. Es posible que algunas solicitudes solo requieran la aprobación del supervisor, mientras que otras requieren la aprobación de los datos o del propietario del sistema. La cadena de aprobación también incluye un sistema de delegación en caso de que un aprobador no esté disponible para realizar la tarea en un período de tiempo determinado.

La delegación se gestiona de forma individual, es decir, cada aprobador puede establecer varios delegados y asignarles diferentes tiempos de delegación, si es necesario. La tarea de cada aprobador puede incluir una lista de las cuentas del usuario que necesita aprobación, y estas pueden aprobarse o rechazarse.

Solo después de la aprobación, la lista de solicitudes se envía a la creación de la cuenta. Esta puede ser una sublista de las cuentas solicitadas originalmente. Cada tarea también se registra en FootPrints para mantener un registro y también para que el usuario pueda realizar un seguimiento del progreso de la creación de la cuenta. Además del proceso de solicitud, un proceso independiente envía recordatorios cada mañana a todos los usuarios que tienen una tarea abierta en su bandeja de entrada.

La elección de Bonita

Para elegir una solución de BPM, Old Dominion University evaluó Apache Activiti, JBPM y Bonita.

Con la conectividad a otros sistemas y el soporte de fácil acceso como criterios principales para seleccionar una herramienta de BPM, ODU finalmente eligió Bonita para satisfacer su necesidad de una solución de gestión de procesos empresariales flexible para conectarse a sus sistemas de gestión de identidades y ERP.

La conectividad con otros sistemas fue un criterio clave en la búsqueda de una herramienta de BPM por parte de ODU. Aunque utilizaban las capacidades de flujo de trabajo de su sistema ERP, gran parte de los datos de las solicitudes de cuentas no residían en su ERP, por lo que se necesitaba una herramienta para conectar el flujo de procesos, los datos y la gestión de identidades.

Pudieron conectar su propia interfaz de usuario con su propio sistema de gestión de identidad, que está integrado con Bonita a través de una interfaz REST. También se conectó fácilmente a su base de datos ERP de fondo, el sistema Banner ERP.

ODU comenzó su proyecto de automatización de BPM con la versión de código abierto de Bonita, pero decidió actualizarse a la versión del paquete de suscripción de Bonita en junio de 2012 para aprovechar el soporte profesional incluido para sus aplicaciones críticas y su capacitación.

El equipo de desarrollo de middleware de ODU también recibió varias horas de tutoría en los servicios profesionales y aún sigue aprovechando el soporte en línea las 24 horas cuando surgen problemas con el sistema.

Resultados clave

Antes de implementar su solución de BPM, el proceso de solicitud de cuenta de Old Dominion University se completó en papel y en varios sistemas desconectados. Tras implementar los procesos automatizados, la Universidad ha registrado un aumento significativo en la velocidad de gestión de las solicitudes de cuentas (tres veces más rápido).

Aproximadamente el 15% de las solicitudes diarias de cuentas de ODU se procesan en línea, y este porcentaje crece constantemente. La escuela ha reducido el tiempo de entrega de tres días a un día para las solicitudes que se completan en línea.

Además del proceso de solicitud de cuentas, ODU automatizó su proceso de auditoría, que ahora funciona de manera mucho más fluida. Hay más de 300 000 «derechos» de auditoría almacenados en su ERP, a los que sus procesos de BPM están conectados actualmente y en función de los cuales pueden tomar decisiones.

Además, Bonita se usa en uno de los procesos de restablecimiento de contraseñas y ODU instalará en breve un nuevo proceso para tratar las cancelaciones de cuentas. Dada su experiencia positiva con Bonita, Old Dominion University planea extender el uso de esta solución de BPM a otras áreas y con otros fines.

Natalie Metzger y Todd Dergenski, de la Old Dominion University, explican cómo gestionaron una gran cantidad de estudiantes y personal y, por lo tanto, un gran volumen de datos con una organización matricial compleja. Su proyecto de transformación digital los llevó a automatizar por completo las solicitudes de cuentas para mejorar el servicio y la experiencia de usuario.

Simplificación del proceso de solicitud de cuenta con Bonita

«La simplificación de nuestro proceso de solicitud de cuenta significa que dependemos menos del trabajo manual en papel. Hemos logrado nuestro objetivo de contar con un proceso electrónico de solicitud de cuentas en línea».«

Nathalie Metzger, desarrolladora de Middleware, Old Dominion University

El proyecto Bonita de Old Dominion University en la prensa

Old Dominion U agiliza la gestión de identidades con la automatización de procesos empresariales en Campus technology.com Leer más >

«Finalmente nos decidimos por Bonitasoft principalmente porque tenía una interfaz REST que funcionaba, (...) así que la relativa facilidad de diseño nos hizo elegir Bonita al final.«

Nathalie Metzger, desarrolladora de middleware, Old Dominion University