Un importante centro de investigación universitario utiliza Bonita para acelerar el desarrollo de aplicaciones

Menos tiempo para el desarrollo, con más simplicidad, flexibilidad y eficiencia para los usuarios de las aplicaciones.

Resumen

Con 5 siglos de historia, esta importante universidad y centro de investigación es un gran establecimiento que reúne 45 componentes docentes (facultades, escuelas e institutos) y unos sesenta laboratorios. Están repartidos en 54 centros ubicados en cuatro departamentos, que acogen a 60 000 estudiantes y 7 000 empleados, incluidos 4 000 profesores y 3000 empleados administrativos y técnicos. Esta institución de enseñanza e investigación ofrece una amplia cobertura en los campos de la ciencia, la salud, la tecnología, la ingeniería, las ciencias humanas y sociales, el derecho, la economía, la administración, las artes, las letras y los idiomas, así como puentes entre establecimientos y disciplinas que permiten a los estudiantes flexibilidad en sus estudios. Cuenta con una red de universidades asociadas ubicadas también en el corazón de Europa y del mundo, y se ha ganado su lugar de influencia gracias a la internacionalización de su formación y la movilidad de sus investigadores, profesores y estudiantes.

Acerca de la implementación de Bonita

«Bajo el liderazgo de nuestra Comisión Digital, que define las prioridades de acuerdo con las necesidades identificadas dentro de nuestras diferentes entidades, nuestra misión se basa en el desarrollo, la instalación y la operación de nuevas aplicaciones empresariales y de gestión. Para ello, y de acuerdo con las directivas ministeriales que nos alientan a hacer más y más en línea, siempre estamos buscando nuevas herramientas. Descubrimos la plataforma Bonita en 2014, cuando buscábamos una herramienta capaz de acelerar y automatizar nuestros procesos, en lugar de tener que reescribir nuestras aplicaciones de principio a fin. Nuestro objetivo era ahorrar tiempo en términos de desarrollo y, al mismo tiempo, ofrecer más simplicidad, flexibilidad y eficiencia a los diferentes usuarios involucrados en los procesos asociados a una aplicación».

Director digital del Subdepartamento de Sistemas de Información de Estudio y Desarrollo, a cargo de la desmaterialización y responsable del equipo de operaciones

Objetivo

El equipo de TI de esta universidad necesitaba:

• Ahorre tiempo durante el desarrollo y la implementación de nuevas aplicaciones
• Acelere el proceso de solicitudes sin papel, tanto en términos de recursos humanos como de educación
• Automatice los procesos empresariales, especialmente para los casos de uso que requieren un proceso de validación (sujeto a diferentes niveles y con múltiples interlocutores) y, a continuación, una notificación
• Desarrollar y agilizar la colaboración entre las diferentes poblaciones involucradas a lo largo de un proceso, para una mayor eficiencia
• Proteja los pasos de validación de principio a fin
• Céntrese en el valor del tiempo real (inmediatez) en nuestro trabajo para todas las poblaciones a las que servimos (internas y externas), y dedique nuestros esfuerzos a la desmaterialización y la transformación digital

Desafíos

Acelerar y automatizar los procesos, sin tener que volver a escribir las aplicaciones de principio a fin

Resultados

Se han tratado 21 000 casos desde el despliegue de la plataforma en 2015, mientras que una persona y media trabaja a tiempo completo para su desarrollo y administración. Las diferentes aplicaciones desplegadas y procesadas desde la plataforma involucran dos áreas:

Recursos humanos

• Los especialistas de TI locales pueden solicitar la creación de una dirección de correo electrónico para las personas que no reciben una de forma predeterminada (por ejemplo, trabajadores temporales)
• Las personas ajenas a la universidad (pasantes, trabajadores temporales, etc.) pueden enviar una solicitud de archivos que el departamento de recursos humanos debe validar en línea para que se alojen en línea
• El personal puede corregir sus propios datos de recursos humanos dentro del sistema, mediante un proceso automatizado, para una mayor confiabilidad

Educación

• Los estudiantes pueden enviar una solicitud en línea para inscribirse en un curso de capacitación, seguida de la validación por parte del gerente y un proceso de registro automático
• Los directores de formación pueden solicitar la creación de un folleto de aprendizaje para estudiantes en línea, que permita a todas las partes involucradas en la trayectoria educativa del estudiante (profesores, empresas, servicios administrativos, estudiantes) trabajar juntas e intercambiar documentos a lo largo de la trayectoria educativa del estudiante
• Los responsables de los diplomas (de pregrado y posgrado) y del Departamento de Formación pueden validar y actualizar de forma automática y regular las hojas descriptivas relacionadas con el total de 551 cursos de formación disponibles

Prestaciones

• Los nuevos procesos se pueden implementar más rápido, lo que ahorra tiempo de desarrollo
• Mejora del rendimiento en todos los niveles: plazos, gestión, cumplimiento, entrega
• Mejor seguridad de extremo a extremo
• Intercambios sencillos y en tiempo real entre las numerosas poblaciones de usuarios dentro y fuera de la Universidad

«El motor de la plataforma es completamente confiable y esto permite que el proceso se desarrolle con confianza. Los procesos en línea son la base de muchas instituciones de educación superior. Planeamos continuar desarrollando nuestro proyecto con Bonita para mejorar la eficiencia y la colaboración entre todas nuestras partes interesadas y brindar un mejor servicio a nuestros profesores, investigadores, socios y estudiantes».

Director digital, a cargo de la desmaterialización y responsable del equipo de operaciones