Un centre de recherche universitaire de premier plan utilise Bonita pour accélérer le développement d'applications

Moins de temps consacré au développement, avec plus de simplicité, de flexibilité et d'efficacité pour les utilisateurs de l'application.

Résumé

Riche de 5 siècles d'histoire, ce pôle de recherche et d'enseignement supérieur est un vaste établissement qui regroupe 45 composantes pédagogiques (facultés, écoles et instituts) et une soixantaine de laboratoires. Ceux-ci sont répartis sur 54 sites répartis dans quatre départements, qui accueillent 60 000 étudiants et 7 000 personnels, dont 4 000 enseignants et 3 000 employés administratifs et techniques. Cet établissement d'enseignement et de recherche offre une couverture complète dans les domaines des sciences, de la santé, de la technologie, de l'ingénierie, des sciences humaines et sociales, du droit, de l'économie, de la gestion, des arts, des lettres et des langues, ainsi que des passerelles entre les établissements et les disciplines qui permettent aux étudiants de suivre leurs études avec flexibilité. Elle s'appuie sur un réseau d'universités partenaires également situées au cœur de l'Europe, ainsi que dans le monde, et a gagné sa place d'influence grâce à l'internationalisation de sa formation et à la mobilité de ses chercheurs, enseignants et étudiants.

À propos de la mise en œuvre de Bonita

« Sous la houlette de notre Commission numérique, qui définit les priorités en fonction des besoins identifiés au sein de nos différentes entités, notre mission repose sur le développement, l'installation et l'exploitation de nouvelles applications commerciales et de gestion. Pour ce faire, et conformément aux directives ministérielles qui nous incitent à faire de plus en plus en ligne, nous sommes toujours à la recherche de nouveaux outils. Nous avons découvert la plateforme Bonita en 2014, alors que nous recherchions un outil capable d'accélérer et d'automatiser nos processus, plutôt que de devoir réécrire nos applications du début à la fin. Notre objectif était de gagner du temps en termes de développement, tout en offrant plus de simplicité, de flexibilité et d'efficacité aux différents utilisateurs impliqués tout au long des processus associés à une application. »

Directeur du numérique, sous-département des systèmes d'information pour l'étude et le développement, en charge de la dématérialisation et responsable de l'équipe opérationnelle

Objectif

L'équipe informatique de cette université avait besoin de :

• Gagnez du temps lors du développement et de la mise en œuvre de nouvelles applications
• Accélérez le processus de dématérialisation des demandes, à la fois en termes de ressources humaines et de formation
• Automatisez les processus métiers, notamment pour les cas d'utilisation qui nécessitent un processus de validation (soumis à différents niveaux et avec de multiples interlocuteurs), puis une notification
• Développer et rationaliser la collaboration entre les différentes populations impliquées tout au long d'un processus, pour plus d'efficacité
• Sécurisez les étapes de validation de bout en bout
• Concentrez-vous sur la valeur du temps réel (instantanéité) dans notre travail pour toutes les populations que nous servons (internes et externes), et consacrez nos efforts à la dématérialisation et à la transformation numérique

Difficultés

Accélérer et automatiser les processus, sans avoir à réécrire les applications du début à la fin

Résultats

21 000 cas ont été traités depuis le déploiement de la plateforme en 2015, tandis qu'une personne et demie travaille à plein temps à son développement et à son administration. Les différentes applications déployées et traitées depuis la plateforme concernent deux domaines :

Ressources humaines

• Les informaticiens locaux peuvent demander la création d'une adresse e-mail pour les personnes qui n'en obtiennent pas par défaut (par exemple, les travailleurs temporaires)
• Les personnes extérieures à l'université (stagiaires, intérimaires, etc.) peuvent déposer une demande de dossiers qui doivent être validés en ligne par le service des ressources humaines pour être hébergés en ligne
• Le personnel peut corriger ses propres données RH dans le système, via un processus automatisé, pour une meilleure fiabilité

Éducation

• Les étudiants peuvent soumettre une demande en ligne pour s'inscrire à une formation, suivie d'une validation par le responsable et d'un processus d'inscription automatique
• Les responsables de formation peuvent demander la création d'un livret d'apprentissage en ligne pour les étudiants, permettant à toutes les parties impliquées dans le parcours éducatif de l'étudiant (enseignants, entreprises, services administratifs, étudiant) de travailler ensemble et d'échanger des documents tout au long du parcours scolaire de l'étudiant
• Les responsables des diplômes (premier cycle et cycles supérieurs) et le service de la formation peuvent valider et mettre à jour automatiquement et régulièrement les fiches descriptives relatives aux 551 formations disponibles au total.

Avantages

• Les nouveaux processus peuvent être déployés plus rapidement, ce qui permet de gagner du temps de développement
• Des performances améliorées à tous les niveaux : délais, gestion, conformité, livraison
• Meilleure sécurité de bout en bout
• Des échanges faciles et en temps réel entre les nombreuses populations d'utilisateurs à l'intérieur et à l'extérieur de l'Université

« Le moteur de la plateforme est totalement fiable, ce qui permet de développer le processus en toute confiance. Les processus en ligne sont au cœur de nombreux établissements d'enseignement supérieur. Nous prévoyons de continuer à développer notre projet avec Bonita afin d'améliorer l'efficacité et la collaboration entre toutes nos parties prenantes, et de fournir un meilleur service à nos enseignants, chercheurs, partenaires et étudiants. »

Directeur numérique, chargé de la dématérialisation et responsable de l'équipe des opérations