Un institut national responsable des achats a déployé Bonita pour automatiser plusieurs de ses processus administratifs de base

Automatisation : six processus en six mois.

Un institut national responsable des achats a déployé Bonita pour automatiser plusieurs de ses processus administratifs de base.

Ils ont contacté BMlaurus pour automatiser six de leurs processus à forte intensité de main-d'œuvre.

Difficultés

L'objectif principal de l'institut était de contrôler et de suivre chaque acquisition pour son administration publique.

Qu'il s'agisse de simples achats ou de constructions complexes, cette institution nationale gère de multiples transactions diverses. Les transactions de cette envergure génèrent de nombreux documents, lettres, plaintes, inspections, audits et déplacements des employés. Un outil était nécessaire pour rationaliser ces processus en leur fournissant un environnement commun.

L'utilisation d'un outil BPM pour les processus administratifs visait à libérer une partie du temps que leur personnel consacre actuellement à l'administration, afin de leur permettre de répondre plus rapidement aux sous-traitants et aux autres parties prenantes impliquées dans les milliers de processus d'acquisition. Leur objectif était ambitieux : réduire le temps consacré aux formalités administratives et identifier et éliminer les goulots d'étranglement dans leurs processus.
Avec ces objectifs à l'esprit, cette institution a entrepris d'améliorer six processus administratifs en six mois.

Par la suite, l'institution a prolongé son contrat avec BMLaurus afin d'améliorer et d'automatiser quatre processus métier de base supplémentaires en quatre mois. Ces nouvelles exigences comprenaient des demandes et des approbations pour les scénarios suivants : processus des ressources humaines pour les demandes de vacances, de remboursement et de voyage, gestion des importations lorsqu'un bien ou un service n'est pas fabriqué localement et gestion des incidents pour signaler des problèmes liés à leur logiciel d'acquisition publique.

Un autre processus comportant des exigences spécifiques était le processus de documentation. Le processus de documentation de l'institution est relativement simple à décrire, mais complexe à déployer. Le processus de documentation commence lorsqu'une entité, telle qu'un service gouvernemental, soumet une demande. Une demande peut être soumise pour un certain nombre de raisons, par exemple pour signaler un problème avec un fournisseur ou une marchandise.

Une fois la demande soumise, le système doit s'assurer que le document ou la licence du fournisseur n'est pas expiré et que le fournisseur est bien une entité valide. La demande de documentation est ensuite acheminée vers l'un des cinq approbateurs possibles. Le processus est terminé une fois que l'approbateur a signé électroniquement la demande.

Le choix de Bonita

BMLaurus a envisagé trois types de solutions BPM : des solutions développées sur mesure, des outils BPM sous licence tels que Websphere et Polymitia, et des solutions BPM open source telles qu'Intalio et Bonita.

BMLaurus a estimé que Bonita était la solution la plus conviviale et offrait un moyen facile de se connecter à l'ERP et à d'autres bases de données de l'institut via des connecteurs prêts à l'emploi personnalisés et personnalisables.

Bonita était également très rentable par rapport aux fournisseurs propriétaires. En outre, ils ont apprécié le professionnalisme et le modèle commercial de Bonitasoft. Ils ont apprécié cette solution open source, à la fois grâce au soutien de la communauté et à l'assistance disponible dans le commerce de la part de l'équipe expérimentée des services professionnels de Bonitasoft, qui travaille aux côtés de l'équipe de recherche et développement depuis plus de trois ans.

Le personnel de l'institut a également suivi trois jours de formation à distance pour appliquer la modélisation des processus.

Avantages

BMLaurus a déployé dix processus avec Bonita. Comme l'équipe des ressources humaines de l'institution ne gère plus manuellement des tâches telles que le calcul des indemnités journalières de voyage des employés, elle est désormais plus productive et peut se concentrer sur d'autres responsabilités.

Grâce à Bonita, l'institution a réduit la quantité de papier nécessaire aux processus, maintenant qu'une grande partie de ses demandes et de ses approbations sont effectuées en ligne et avec des signatures numériques. L'institution emploie environ 300 personnes. Du secrétaire général à l'assistant junior, tous les employés ont utilisé Bonita pour demander, approuver ou gérer un processus particulier.

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BMLaurus

BMLaurus est partenaire de Bonitasoft depuis 2011. Présente en Équateur depuis 2007, BMLaurus s'efforce de générer des résultats positifs pour ses clients. Grâce à leurs services de formation, de conseil et de mise en œuvre de solutions technologiques, ils facilitent la gestion des projets, de la qualité et des processus et de la technologie de nombreuses organisations.

« Après la mise en œuvre de Bonita, le temps consacré aux formalités administratives a en fait été réduit et grâce aux logiciels open source, nous avons pu combler l'écart entre la technologie de pointe et le prix. »​​​

Santiago Cartagena, consultante, BMLaurus