Un instituto nacional responsable de las adquisiciones ha desplegado Bonita para automatizar varios de sus procesos administrativos principales.

Automatización: seis procesos en seis meses.

Un instituto nacional responsable de las adquisiciones ha desplegado Bonita para automatizar varios de sus procesos administrativos principales.

Se pusieron en contacto con BMLaurus para automatizar seis de sus procesos intensivos en mano de obra.

Desafíos

El objetivo principal del instituto era controlar y supervisar cada adquisición para su Administración Pública.

Desde compras simples hasta construcciones complejas, esta institución nacional maneja múltiples transacciones diversas. Las transacciones de esta escala generan una gran cantidad de documentación, cartas, quejas, inspecciones, auditorías y viajes de los empleados. Se necesitaba una herramienta para agilizar estos procesos proporcionándoles un entorno común.

El uso de una herramienta de BPM para los procesos administrativos tenía por objeto liberar parte del tiempo que su personal dedicaba actualmente a la administración, a fin de permitirles responder más rápido a los contratistas y otras partes interesadas que participan en los miles de procesos de adquisición. Su objetivo era ambicioso: reducir la cantidad de tiempo dedicado al papeleo e identificar y eliminar los cuellos de botella en sus procesos.
Con estos objetivos en mente, esta institución se propuso mejorar seis procesos administrativos en seis meses.

Posteriormente, la institución amplió su contrato con BMLaurus para mejorar y automatizar cuatro procesos empresariales básicos adicionales en cuatro meses. Estos nuevos requisitos incluían las solicitudes y aprobaciones para los siguientes escenarios: los procesos de recursos humanos para las solicitudes de vacaciones, las solicitudes de reembolso y viajes, la gestión de importaciones cuando un bien o servicio no se fabrica localmente y la gestión de incidentes para denunciar problemas con su software de adquisición pública.

Otro proceso con requisitos específicos era el proceso de documentación. El proceso de documentación de la institución es relativamente sencillo de describir, pero complicado de implementar. El proceso de documentación comienza cuando una entidad, como un departamento gubernamental, presenta una solicitud. Se puede presentar una solicitud por varios motivos, por ejemplo, para denunciar un problema con un proveedor o una mercancía.

Una vez que se envía la solicitud, el sistema debe asegurarse de que el documento o la licencia del proveedor no haya caducado y de que el vendedor o proveedor sea realmente una entidad válida. A continuación, la solicitud de documentación se envía a uno de los cinco posibles aprobadores. El proceso finaliza una vez que el aprobador firma electrónicamente la solicitud.

La elección de Bonita

BMLaurus consideró tres tipos de soluciones de BPM: soluciones desarrolladas a medida, herramientas de BPM con licencia, como Websphere y Polymitia, y soluciones de BPM de código abierto, como Intalio y Bonita.

BMLaurus descubrió que Bonita era la solución más fácil de usar y ofrecía un medio sencillo para conectarse al ERP del instituto y a otras bases de datos mediante conectores listos para usar, personalizados y personalizables.

Bonita también fue muy rentable en comparación con los proveedores propietarios. Además, apreciaron la profesionalidad y el modelo de negocio de Bonitasoft. Valoraron esta solución de código abierto, tanto por el apoyo de la comunidad como por el apoyo disponible comercialmente por parte del experimentado equipo de servicios profesionales de Bonitasoft, que ha trabajado junto al equipo de investigación y desarrollo durante más de tres años.

El personal del instituto también recibió tres días de capacitación remota para aplicar el modelado de procesos.

Prestaciones

BMLaurus implementó diez procesos con Bonita. Como el equipo de Recursos Humanos de la institución ya no se ocupa manualmente de tareas como el cálculo de las dietas de los empleados en concepto de viajes, ahora son más productivos y pueden centrarse en otras responsabilidades.

Con Bonita, la institución ha reducido la cantidad de papel que implica los procesos, ahora que gran parte de sus solicitudes y aprobaciones se completan en línea y con firmas digitales. La institución tiene aproximadamente 300 empleados. Desde el secretario general hasta el asistente junior, todos los empleados han utilizado Bonita para solicitar, aprobar o gestionar un proceso en particular.

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BM Laurus

BM Laurus es socio de Bonitasoft desde 2011. Con operaciones en Ecuador desde 2007, BMLaurus se centra en generar resultados positivos para sus clientes. A través de sus servicios de capacitación, consultoría e implementación de soluciones tecnológicas, facilitan la gestión de los proyectos, la calidad, los procesos y la tecnología de numerosas organizaciones.

«Después de implementar Bonita, el tiempo dedicado al papeleo para la administración se redujo y, con el software de código abierto, pudimos cerrar la brecha entre la tecnología de vanguardia y el precio».​​​

Santiago Cartagena, Consultor, BMLaurus