Le groupe MAIF confirme son choix de la plateforme Bonita comme solution d'entreprise dédiée à la gestion de ses processus, faisant de Bonita sa base pour les projets basés sur les processus.

La MAIF choisit Bonita comme outil fondamental pour gérer ses processus d'entreprise

MAIF

Le groupe MAIF est le sixième plus grand fournisseur d'assurance automobile en France et le plus grand fournisseur d'assurance pour les organisations à but non lucratif et les ONG françaises. Il couvre l'ensemble des besoins de plus de 3 millions de membres (assurance de biens, prévoyance, santé, assistance, épargne, crédit, etc.). Elle est régulièrement plébiscitée en matière de relation client, où elle figure à nouveau parmi les leaders des compagnies d'assurance françaises. En 2019, le groupe MAIF a réalisé un chiffre d'affaires de 3,7 milliards d'euros.

L'objectif/le défi

Dans le cadre de la réglementation européenne Solvabilité 2, la MAIF souhaitait déployer un nouveau système de suivi des tâches de reporting, de rationaliser leur séquence et de tracer les données et les calculs.

Dans le cadre des rapports réglementaires trimestriels et annuels, le groupe MAIF publie aujourd'hui plus de 100 000 jeux de données par an, soit environ 7 000 jeux de données par trimestre et par entreprise, impliquant 850 tâches différentes. Chacun des ensembles de données doit être auditable et sa qualité doit être vérifiée pour démontrer un contrôle de bout en bout. Les données font l'objet de nombreux traitements et les risques d'erreurs sont donc présents tout au long de la chaîne.

Le choix de Bonita

«En 2014, nous ne recherchions pas un outil d'entreprise mais un outil pour répondre aux besoins de clôture des comptes dans le cadre de Solvabilité 2. Nous avons comparé les solutions disponibles (couverture fonctionnelle et coût). La solution Bonita est celle qui s'est démarquée de la concurrence, compte tenu de nos besoins. Nous avons présenté le dossier au comité de gestion du programme pour lancer un POC. Les résultats du POC ont été présentés aux métiers en décembre 2014.

Nous avons ensuite validé le résultat expérimental de Bonita en mode laboratoire pendant 3 ans, sur le périmètre fonctionnel initial. Satisfaits, nous avons choisi cette solution, en suivant les besoins du laboratoire pour Solvabilité 2. »
Fabrice Jubien, Chef de projet informatique Solvabilité 2

Depuis 2018, Bonita est la plateforme d'automatisation des processus de l'entreprise. À moins qu'une décision architecturale différente ne soit prise, tous les futurs projets impliquant le BPM utiliseront Bonita.

Le projet

« Nous avons lancé le projet Solvabilité 2 en octobre 2014. Il comprenait une section sur le suivi du processus comptable.

« Au début, les utilisateurs n'étaient pas satisfaits de l'ergonomie et l'utilisation de Bonita a été suspendue. Ce n'est qu'en mai 2016 que les travaux ont repris : standardisation, amélioration de l'UX, mise en place de formulaires basés sur un Superfragment. Avec ces nouveaux modèles, l'utilisation en production a été relancée en janvier 2017. Nous avons validé le bon usage en production en juin 2017. »

Fabrice Jubien, chef de projet informatique de Solvabilité 2

Après 3 ans de travail en laboratoire, la solution est entrée en production en avril 2017. Bonita surveille l'achèvement des états quantitatifs trimestriels et annuels (processus de clôture des comptes).

« Cela représente 850 tâches pour inventorier toutes les données (7 000 ensembles de données par entreprise avec 80 utilisateurs). »
Margaux Prigent, Référente Bonita pour Solvabilité 2

Bonita s'est révélée être une solution fiable et stable, dotée d'une flexibilité de configuration et d'une grande capacité de création de formulaires.

La plateforme Bonita est intégrée à une base de données externe et à divers outils MAIF internes. La MAIF a démarré le projet avec ses propres ressources pour la période de laboratoire, et le partenaire de Bonitasfot CGI a ensuite été choisi pour des travaux de développement. La MAIF a terminé les tests de réception et la production.

Avantages

• Processus sécurisé de production de rapports réglementaires
• Meilleur contrôle des données et de leur cycle de vie
• Satisfaction commerciale à l'égard des interfaces utilisateur

Perspectives d'avenir

À ce jour, le projet Solvabilité 2 est récurrent. La MAIF a transformé 5 bases de données Notes en processus Bonita. D'autres applications basées sur les processus sont à l'étude.

Récemment, toutes les activités de Bonita ont été regroupées au sein d'une seule équipe.

»La solution a permis d'automatiser les flux de données entre les entités et de fiabiliser la gestion des actions commerciales importantes pour les processus de clôture des comptes annuels et trimestriels. Les outils ont également contribué à améliorer la traçabilité. Un processus automatisé permet de gérer le respect des délais et donne une meilleure visibilité sur la séquence des activités. L'utilisation d'e-mails pré-écrits ou de rappels automatiques a permis d'optimiser l'enchaînement des tâches. »

Françoise Péronnet, projet pilote MOA Solvabilité 2