Bonita para solicitudes basadas en procesos de ciudadanía electrónica

Procergs

PROCERGS es una empresa brasileña de procesamiento de datos en el estado de Rio Grande do Sul, que comenzó en 1972 como la agencia ejecutora de la política de TI del estado. Es la mayor empresa informática de Rio Grande do Sul, con más de 1000 empleados, de los cuales más de 800 forman parte del equipo técnico.

La empresa procesa diariamente millones de transacciones vitales para los servicios públicos y comunitarios. Desarrollan y brindan soporte a 640 sistemas (58 de los cuales son de Alfresco y 30 de Bonita), en unos 20 dominios públicos del estado, como los de seguridad, educación, salud, saneamiento, administración y seguridad social, entre otros.

Antes de la implementación de Bonita

PROCERGS utilizó la plataforma Documentum (procesos y repositorio), que cubría las necesidades de BPM y ECM. Sin embargo, el costoso mantenimiento necesario para garantizar la actualización de las nuevas versiones y el soporte técnico que requería esta plataforma limitaron su uso continuo. Esto llevó a la empresa a adquirir la licencia Bonita Enterprise de Bonitasoft, una solución que puede gestionar la criticidad de los más de 600 sistemas que administra.

Desafíos

La implementación inicial debía hacerse en poco tiempo. Como el equipo de tecnología aún no estaba familiarizado con la plataforma Bonita, el proyecto comenzó con una formación presencial impartida en Porto Alegre por Konsultex, un socio oficial de Bonitasoft, y los consultores de Bonitasoft. Esta capacitación se llevó a cabo con el equipo de implementación de Bonita y el grupo de soporte de servidores, redes y bases de datos.

En PROCERGS hay un sistema de ejemplo en Java y .NET que proporciona un marco modelo para los diferentes equipos de desarrollo de soluciones. Se agregaron dos módulos de ejemplo a este marco para el repositorio de Alfresco y los procesos de Bonita. Las funcionalidades de ECM y BPM se implementaron de forma sencilla y rápida, con el mismo aspecto que las demás soluciones corporativas.

Implementación de Bonita

Las soluciones de Bonita, como la concesión de premios, la concesión de permisos, el seguimiento de solicitudes, etc., utilizan Bonita para gestionar todas las actividades (manuales o automáticas), desde la entrada a una página de un sitio web, la digitalización o preparación de un documento, la solicitud de una opinión, una firma digital, hasta el envío del estado o del correo electrónico final. Además, PROCERGS usa Bonita para integrar sistemas, por ejemplo, para vacaciones: desde la primera solicitud hasta la aprobación, verificando si se pueden solicitar, pasando la información al sistema de pago y registrándola en el calendario.

Integración de Bonita

• Los servicios de contenido de Alfresco están perfectamente integrados con Bonita; Alfresco para procesar el contenido y Bonita cuando la solución requiere un proceso de trabajo y su control y gestión son importantes. Esta integración está diseñada para atender a 50 000 usuarios. En la actualidad hay aproximadamente 25 000.
• Bonita se integró con el SOE (Extended Organization System), la base de autenticación utilizada desde 2013, garantizando la seguridad del acceso.
• La solución PROA (Procesos administrativos), esencial para todos los servicios con procesos estatales, se integra desde los servicios con soluciones que utilizan Bonita, lo que facilita la creación y el monitoreo de los procesos administrativos.

Resultados

El uso de la plataforma Bonita trajo beneficios, tanto para el usuario final como para los desarrolladores de sistemas de flujo de trabajo, que utilizan Bonita como parte de su solución a través de los servicios PROCERGS (servicios web) conectados a través de las API de Bonita.

Principales beneficios para el desarrollador:

• Recopile información de procesos para alimentar los sistemas heredados
• Busque información de sistemas heredados para ponerlos a disposición de los participantes del proceso
• Identifique las mejoras de la interfaz que reducen el esfuerzo de interacción del usuario con el proceso (como la búsqueda de valores existentes, cálculos, etc.)
• Las validaciones se realizan para garantizar la integridad del proceso
• Control de versiones de procesos

Principales beneficios para el usuario final:

• Formalización del proceso en la organización
• Ejecución del proceso como estándar
• Facilidad de mantenimiento mediante el control de versiones de procesos
• Lista de obras únicas para usuarios
• Gestión de procesos mediante informes de indicadores y métricas

Konsultex - Socio de integración

«Como socio de Bonitasoft, Konsultex se enorgullece de haber dirigido el proyecto de implementación de Bonita para las necesidades de BPM de PROCERGS, apoyando varias soluciones para el estado de Rio Grande do Sul. El trabajo en equipo con el cliente y el apoyo de Bonitasoft durante el proyecto han sido muy útiles para superar los desafíos que surgieron y garantizar el éxito de la implementación».

Miguel Koren O'Brien, director de Konsultex

«Llevamos trabajando con Bonita desde 2013 y, tanto en las áreas de soporte de servicio como en el desarrollo de sistemas, hemos invertido mucho para tener una infraestructura sólida. Los clientes cuentan con un soporte técnico excelente y nuestra tendencia es seguir utilizando sus nuevas funciones y recursos cada vez más».

Luciano Monteiro da Silva, gerente del sector de tecnología de desarrollo de PROCERGS