Cómo Icon Offshore optimizó su facturación compleja con Bonita
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En resumen.
Empresa
Icon Offshore Berhad posee y opera una sofisticada flota de embarcaciones de apoyo en alta mar en el sudeste asiático. Proporcionan servicios de apoyo logístico para la exploración y evaluación de yacimientos petrolíferos y gasíferos en alta mar, el desarrollo, la operación y el mantenimiento de yacimientos y el desmantelamiento. Estos servicios incluyen el levantamiento sísmico, el apoyo a las operaciones de perforación, el remolque, la manipulación de anclajes y el amarre de barcazas, el apoyo a la construcción, el apoyo a la reparación y el mantenimiento, la lucha contra incendios y la respuesta a emergencias, las instalaciones de alojamiento y transporte del personal, el combustible, los fluidos de perforación, el cemento, el agua y el suministro a las plataformas.
Casos de uso
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Icon Offshore Berhad transformó su proceso de facturación con Bonita, automatizando los complejos flujos de trabajo de facturación para reducir los errores, mejorar el seguimiento y acelerar los tiempos de procesamiento. Al reemplazar las hojas de cálculo manuales por un sistema simplificado y estandarizado integrado en su infraestructura de TI financiera, la empresa mejoró la precisión, redujo el tiempo de procesamiento de cinco a tres días y redujo los requisitos de personal de cinco a dos empleados a tiempo completo. La nueva solución permite el seguimiento en tiempo real, las aprobaciones remotas y el procesamiento sin papel, lo que garantiza la eficiencia y el ahorro de costos. Con el apoyo de implementación del socio consultor Formates, Icon Offshore mejoró con éxito la agilidad operativa, haciendo que la facturación fuera más rápida, confiable y escalable.
Los objetivos de Icon Offshore Berhad
Optimice y acelere el proceso de recopilación de información y producción de facturas y reduzca los errores introducidos por las entradas introducidas manualmente y los problemas de transmisión.
Realice un seguimiento más fácil del estado de una factura en proceso.
Use formularios estandarizados en todas partes.
Integre la aplicación automatizada con los sistemas de TI financieros actuales.
Los desafíos de Icon Offshore Berhad: automatizar los procesos complejos de gestión de productos y pedidos
- Las facturas incluyen muchas fuentes diferentes de información de facturación (por ejemplo, el tiempo y el apoyo de la tripulación, el combustible y los suministros del barco).
- La información debe transmitirse entre varias entidades antes de poder generar una factura completa.
- Los cálculos complejos deben realizarse correctamente para cada cliente al que se factura.
Beneficios obtenidos
- Menos errores.
- La transmisión entre empresas es más precisa.
- La información de facturación se comprueba como parte del proceso general, antes de pasar a la factura final, y la información de facturación ahora se introduce una vez.
- La revisión y aprobación de la entrada de información y la facturación son claras.
- Las aprobaciones ahora se pueden realizar desde cualquier lugar, ya que se puede acceder al proceso de forma remota.
- El proceso ahora usa menos papel, lo que ahorra costos de material. El uso del sistema ha estandarizado la forma en que se maneja todo.
- Pueden rastrear el estado de una factura en tiempo real, también pueden volver atrás y comprobar cómo se gestionó la factura sin necesidad de explicaciones detalladas de las personas (y sus sistemas de hojas de cálculo).
- Lo que solía requerir 5 FTE ahora solo requiere 2 y lo que solía tomar un promedio de 5 días ahora se puede completar en 3.
Bonita agilizó y aceleró la facturación para un soporte logístico complejo
«El paso de las hojas de cálculo de Excel a un proceso único automatizado con formularios estandarizados permite que cada entidad de facturación introduzca la información una vez y no es necesario firmar las aprobaciones en las facturas, ya que ahora se aprueban en línea.«
Syazlan Osman, director de TI Icon Offshore
Formates - Socio consultor.
Formates es una empresa de gestión tecnológica que aprovecha los productos y servicios de TI de vanguardia para reducir el espectro de cargas de trabajo organizacionales que abarcan desde la estrategia, la planificación, la ejecución, el monitoreo y la evaluación.
Está dedicada y comprometida a aumentar la productividad y el rendimiento de las organizaciones mediante la integración de carteras de habilidades y competencias gerenciales y combinarlas con las diversas herramientas y metodologías de gestión para mejorar la prestación de servicios organizacionales y su logro estratégico.
Formates ha aportado su experiencia en las implementaciones de Bonita a Icon Offshore.
«Los usuarios finales participaron desde el principio, ya que ayudaron a definir el proceso «tal cual». Bonita facilitó la comunicación sobre el proceso a medida que se desarrollaba de forma iterativa. Cuando todo el mundo se decantó por la nueva aplicación, sus ventajas quedaron claras, ya que ya estaban realizando las pruebas de desarrollo y aceptación.«
- Aziomar Omar, director de Formatos
«El tiempo de facturación mejoró enormemente. Toda la información de facturación interna se completa fácilmente antes de emitir la factura final para el cliente.«
Nasir Ismail, director financiero
Casos de éxito
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