La CIPAV a choisi Bonita pour sa transformation numérique dans le but d'améliorer le service aux membres

Améliorer les services aux membres grâce à la transformation des processus avec Bonita

« Notre objectif est de créer une meilleure interaction avec nos membres et d'améliorer la qualité du service que nous leur fournissons. Un formulaire de contact sera donc mis en place et de nouveaux processus commerciaux suivront. Par exemple, nous travaillons déjà à l'automatisation du calcul et du règlement des droits à pension, qui étaient en partie manuels. Et dès qu'un problème de processus concernant la fiabilité des carrières sera résolu, Bonita sera saisi. »

Jean-Christophe Rainaut, directeur informatique de la CIPAV

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Objectif du projet

Des processus métier entièrement modernisés

La CIPAV est responsable d'un certain nombre de processus commerciaux, par exemple pour calculer, demander et distribuer les paiements, ainsi que pour les actions en recouvrement et les litiges.
En prenant ses fonctions de CIO au CIPAV, Jean-Christophe Rainaut s'est d'abord concentré sur la transformation d'un système d'information vieillissant. Mais comme le besoin de polyvalence, notamment en termes de gestion des tâches, était évident, il a rapidement identifié le BPM comme un élément fondamental à la fois pour la réingénierie et le déploiement rapide de nombreux processus métier.

Difficultés

« Nous avons choisi de nous orienter, dans la mesure du possible, vers les standards du marché et notamment vers le SaaS et l'open source. De plus, nous voulions opter pour une solution évolutive qui ne nécessite pas de développement personnalisé important. »

L'objectif était clair : les projets devaient être déployés rapidement, sur la base d'un ensemble de besoins simplement défini.

Le choix du CIO

Le premier projet a été réalisé avec Bonita, visant à moderniser en accord avec GEIDE et à implémenter une archive.

Aujourd'hui, la solution basée sur Bonita organise les activités numériquement de manière fluide, avec un accès multicanal. L'équipe informatique de la CIPAV a renoncé à une approche « big bang » longue et coûteuse et a préféré opter pour une approche « rapide ». Aujourd'hui, il est capable, après seulement 2 à 3 mois de déploiement, de fournir une réponse rapide aux demandes des entreprises. En mode agile et itératif, les nouveaux projets sur Bonita peuvent mieux mesurer les temps de traitement, accéder à l'historique des activités, déléguer le travail pendant les absences et, enfin, mieux répartir les tâches à l'aide de règles préétablies.

« Il s'agit d'une première étape. Nous allons ensuite créer un formulaire de contact et de nouveaux processus commerciaux suivront. Par exemple, nous travaillons déjà sur l'automatisation du calcul et de la répartition des prestations de retraite, en partie manuellement. »

Avantages pour le CIO

• L'approche agile et itérative qui prend en compte les différents besoins de l'entreprise au fil du temps
• La capacité du service informatique à apporter une réponse rapide aux utilisateurs
• Meilleure rationalisation de la répartition des tâches

Avantages pour les utilisateurs

• Meilleure visibilité des informations relatives aux dossiers des membres et meilleur contrôle lors du traitement
• Meilleure évaluation de la productivité des managers

La CIPAV s'appuie sur la plateforme Bonita

« Les avantages sont de toutes sortes. Tout d'abord, nous sommes désormais en mesure de réagir rapidement, ce qui n'était pas le cas auparavant. Nous avons adopté une approche intuitive et agile. Pour les employés, les avantages sont perceptibles en termes de temps de réponse, de meilleure mesure du temps de traitement, d'absence de tâches perdues, de possibilité de déléguer en cas d'absence et d'une meilleure répartition du travail. »

Jean-Christophe Rainaut, directeur informatique de la CIPAV

La CIPAV

La CIPAV est la principale caisse de retraite pour les professionnels indépendants, qui se distingue par son caractère interprofessionnel ainsi que par la croissance dynamique de ses membres. Fondée en 1978 et initialement dédiée aux architectes et aux métiers de la construction, la CIPAV a aujourd'hui intégré de nombreux autres professionnels indépendants. Sa mission est de gérer les prestations de retraite de base, les prestations complémentaires de retraite, d'invalidité et de décès de ses 550 000 membres. Elle gère quotidiennement de nombreux processus commerciaux : calculs, évaluations, paiements de prestations et liquidation des droits, recouvrement des paiements, litiges, etc.

RS2i - Partenaire d'intégration

RS2i possède de nombreuses années d'expertise dans l'intégration de solutions logicielles et l'optimisation des processus, avec des activités allant de la conception au développement en passant par le coaching et le conseil.

« Avec un certain nombre d'applications existantes à prendre en compte, l'intégration de Bonita au SI existant n'a pas été facile. De plus, la solution transversale a nécessité un réel travail de coordination entre les différentes équipes du projet. La rapidité de son déploiement a permis de convaincre les différentes équipes informatiques, puis de gagner le soutien des utilisateurs. »

Joseph Khouri, directeur général de RS2i